IPO现场督导发现，发行人销售业务系统存在删除出库单的情况
本帖最后由 vincent 于 2022-10-16 19:19 编辑1.2 关于虚拟采购及系统中删除出库单的情形
根据申报材料，报告期发行人对公账户存在通过虚拟采购向个人卡输入资金的情形。现场督导发现：
（1）发行人实际控制人在年初拟定年度虚拟采购大致总额，发行人的采购、仓管、质检、财务部门均参与到虚拟采购的整个流程中，配合虚构存货出入库业务流；虚拟采购的存货领用及成本费用分摊主要由财务部门和仓管部门的个别人员负责操作；
（2）发行人内部月度和季度盘点时，对于虚拟采购的存货未进行实际盘点，默认账实相符；2020年年度盘点时，发行人向供应商借用原材料使得虚拟采购存货账实相符。
根据申报材料，报告期发行人存在通过个人卡账外收取房屋租金收入和材料出售收入的情形。现场督导发现，发行人销售业务系统存在删除出库单的情况，系统中并无删除单据的审批流程及留痕记录。
请发行人说明：
（1）报告期发行人虚拟采购的具体流程及操作方式、公司实际控制人及管理层对上述事项的审批情况，执行上述操作是否符合公司内控要求，执行上述操作后如何保证内部控制的有效性和财务报告的可靠性；
（2）发行人关于存货入库及出库、存货盘点以及成本费用核算等业务循环内部控制的整改及运行情况；
（3）发行人系统中存在删除出库单情形的原因；若为出库单和销售订单的更正，请说明后续更正订单及出库单与删除出库单在销售产品类型、数量或金额方面的匹配情况。
请保荐机构、申报会计师：
（1）结合发行人在存货入库及出库、存货盘点以及成本费用核算等内部控制执行方面存在的缺陷，分析并说明有效识别发行人虚拟采购完整性的核查程序及核查依据；
（2）结合销售业务系统存在删除出库单的情形，分析并说明完整识别账外交易以及收入完整性的核查程序及核查依据。
发行人系统中存在删除出库单情形的原因；若为出库单和销售订单的更正，请说明后续更正订单及出库单与删除出库单在销售产品类型、数量或金额方面的匹配情况
1、发行人系统中存在删除出库单情形的原因
报告期内，发行人删除销售出库单数量分别为397 单、555 单、535 单以及226 单，占总销售出库单数量的比例分别为 2.21%、2.96%、2.89%以及 2.21%，总体占比较小。
发行人在系统中删除销售出库单的发起原因主要是：（1）购货单位及/或收货地址修改，比如客户指定发货对象变化、集团客户签收后内部调货、数据录入错误等；（2）价格修改，比如公司调整价格或数据录入错误等；（3）出库数量修改，比如客户需求变化或货物漏发；（4）发货时发现商品库存数量不足；（5）当日不出库，比如销售出库单下推后发现该单“等通知发货”或是“要求到货时间较晚”、物流公司当日未如约派车等。
基于尽可能保证销售订单与销售出库单的出库数量、价格等关键信息一一对应的管理要求（冲红情况下，新生成的销售出库单与原销售订单在系统上没有自动关联，需要人工识别对应关系；同时，如果冲红的原因涉及修改销售出库单，也会造成销售出库单信息与原销售订单信息不一致。会对后续查阅及统计数据造成不便），发行人修改销售出库单的同时，需同步修改对应的销售订单。
针对存在上述删除销售出库单的情形，发行人对相关的内部控制制度进行了进一步完善。若涉及需要修改销售出库单的，相关人员需提交修改销售出库单的申请说明原因，经审核后，通过新增红字销售出库单冲销原销售出库单，并新增蓝字销售出库单的方式进行修改。
2、若为出库单和销售订单的更正，请说明后续更正订单及出库单与删除出库单在销售产品类型、数量或金额方面的匹配情况
为便于对系统的运行情况进行监控，确保数据安全性，发行人业务系统的服务器后台日志会记录删除销售出库单的操作记录，但仅记录登录用户名称、登录机器、登录后操作以及操作时间等信息，未记载删除销售出库单的原因以及删除销售出库单对应的销售金额。因此，发行人无法对上述已删除的销售出库单据的销售产品类型、数量或金额等具体信息进行完整追溯。
作为替代方法，发行人通过查找销售服务部人员电脑留存记录或 QQ、钉钉沟通记录，核实删除销售出库单的原因。报告期内，发行人合计删除销售出库单1,713单，通过该方式获取删除的销售出库单数量为 181 单。经上述不完全统计，发行人后续更正订单及出库单与删除出库单在销售产品类型、数量或金额方面的匹配情况汇总如下：
二、保荐机构、申报会计师说明
（一）结合发行人在存货入库及出库、存货盘点以及成本费用核算等内部
控制执行方面存在的缺陷，分析并说明有效识别发行人虚拟采购完整性的核查程序及核查依据
针对发行人报告期内虚拟采购的完整性，保荐机构、申报会计师履行了以下核查程序，并获取相关的核查依据：
1、获取发行人操作虚拟采购的原始记录，包括：（1）采购人员制作的虚拟采购台账；（2）财务人员制作的真实成本核算表与投入虚拟采购原料后的成本核算表；（3）2018-2020 年华扬科技财务人员与库管人员关于虚拟采购原料如何分摊进成本的原始聊天记录。
2、检查发行人报告期内采购合同：2019 年 6 月底前，由于虚拟采购涉及的原材料品种较多，虚拟采购合同的核签人单大平（发行人副总经理、采购负责人）签名下签有“代”字作为特殊标记以防混淆，真实采购合同则无此类特殊标记。
2019 年 7 月，发行人所有合同签署均实行 OA 审批，且虚拟采购主要限于核苷酸二钠和黄原胶两个发行人日常经营过程中的不常用原料，较容易识别，因此虚拟采购合同不再标记特殊记号。
3、抽样核对发行人报告期内留存的纸质质检单及存货入库单：发行人正常存货入库前，会对原料进行质量检验，检验结果经检验、校对和审核等相关责任人员签字确认，同时存在纸质检验报告与帆软系统上的电子质检单，但虚拟采购原料入库时只存在电子质检单，无对应的纸质检验报告。根据上述流程差异，核对报告期内纸质质检报告中的存货信息与 K3 系统中的存货入库信息，检查是否存在外购存货入库时无对应纸质质检报告的情况。
其中，抽样情况如下：根据发行人《质检部日常管理办法》，饲料/食品检测原始记录（原料、成品、半成品）的记录保留时间为 2 年。因此，发行人留存了 2020 年及 2021 年的质检报告，但未留存 2018 年及 2019 年的质检报告。基于上述原因，保荐机构以及会计师检查了 2020 年、2021 年发行人所有纸质质检报告，经核对，发行人帆软系统中的电子质检记录中，虚拟采购原料不存在对应的纸质质检报告，而其他所有入库原料均存在对应的纸质质检报告。
如前所述，由于 2019 年 7 月开始发行人采购合同采用 OA 系统进行审批，发行人虚拟采购合同的核签人签名不再带有“代”字作为特殊标记。因此保荐机构及申报会计师无法就是否存在无纸质质检单的采购对应采购合同未签有“代”字作为特殊标记的情形以及是否存在签有“代”字作为特殊标记的采购合同对应质检单为纸质质检单的情形进行核查。
4、抽样核对发行人报告期内纸质生产配料单与K3 系统中的出库单，验证发行人说明的虚拟采购原料在 K3 系统中领用但在纸质生产配料单中无对应记载，并检查是否存在其他尚未识别的虚拟原料情况。
5、将发行人个人卡银行流水记录与识别的虚拟采购情况进行逐笔匹配，确认两者一一对应。
综上所述，通过以上程序能有效识别发行人虚拟采购完整性。
（二）结合销售业务系统存在删除出库单的情形，分析并说明完整识别账外交易以及收入完整性的核查程序及核查依据
报告期内，发行人销售业务系统中删除出库单主要为更正尚未扎账的销售出库单信息，是为了尽可能保证销售出库单、发货通知单以及销售订单信息一致，并非故意操纵。
根据发行人 K3 系统的规则，若删除出库单，发行人删除前录入的存货出库数据将相应冲回，最终系统在将出库库存商品结转营业成本时，也不会计算删除出库单对应的存货出库数据，因此该情形可能形成账外收入的风险主要为：存货实物已出库，但销售业务系统中的对应存货未出库，对应销售收入未在账内确认。
针对上述风险，保荐机构、申报会计师履行了以下核查程序：
1、对发行人报告期内存货收发存情况进行核对，经核查，发行人存货收发存勾稽；
2、核对报告期内发行人收入确认对应的销售出库数量与存货收发存对应的销售出库数量，经核查，两者总体差异较小，且均为收入确认时间与出库时间差异所致：
3、对发行人报告期各期末产成品余额情况进行了分析性复核。经核查，报告期各期末，公司存货中的产成品金额分别为 1,509.70 万元、1,117.28 万元、1,054.59 万元以及 1,319.16 万元，不存在异常大额或波动的情况；
4、2020 年底以及 2021 年 6 月底，对发行人库存商品进行监盘，经核查，发行人产成品数量账实相符。同时，2022 年 3 月 13 日，发行人实施了一次不定期盘点。该次盘点为 2022 年 3 月 12 日晚向财务部及仓管部通知，内审部门员工以及中介机构参与了监盘。经盘点，发行人账实相符，不存在删除出库单导致存货无实物的情况。
5、由于无法根据发行人服务器日志对已删除销售出库单的销售产品类型、数量或金额等具体信息进行完整追溯，作为替代程序，获取发行人销售服务部员工电脑留存记录或 QQ、钉钉沟通记录，核实删除销售出库单的原因。报告期内，发行人合计删除销售出库单1,713 单，通过该方式获取删除的销售出库单数量为181 单。经上述不完全统计以及信息比对，发行人后续更正订单及出库单与删除出库单在销售产品类型、数量或金额方面的差异较小。
经核查，保荐机构、申报会计师认为，发行人不存在因删除销售出库单导致的账外交易以及收入情形。
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