上市规范之凭证资料规范

mason

企业上市是一项复杂、繁琐、系统的工程，需要在各个方面满足上市的规范要求，而财务问题至关重要。在证监会的问询函中，我们关注最多的财务问题大体是持续盈利能力问题、收入确认问题、成本费用问题、现金流量问题、研发费用问题、税务问题、关联交易问题等，而贯穿上述问题方方面面的内部控制问题得到的关注相对较少。我们认为这大概是因为在上市要求中，大多数财务问题都能够被量化，因此相对更加能引起人们的注意，而内部控制则更偏向于管理，在使用文字呈现的时候相对枯燥，更容易被忽略。

证监会在关注申报企业的内部控制制度是否符合“三性”，即能够合理保证公司财务报告的可靠性、生产经营的合法性、营运的效率与效果性。“三性”是判断内部控制制度设计是否有效的标准，而除此之外还需关注有效的内部控制制度是否得到有效地执行。很多企业都建立了健全的内部控制制度，但是在实际执行中由于管理不善、外部合作伙伴配合程度不高等原因导致内部控制制度无法得到有效地执行，最终呈现出来的就是内部控制存在缺陷的结果。

内部控制的缺陷表现方式有很多，我们这次主要是针对财务凭证资料方面的问题进行分享。注册会计师在进行IPO审计时，会对申报期间的所有财务凭证逐笔进行审查，关注财务凭证归档的完整性、准确性，如收入凭证后是否附有客户的验收资料、支出类凭证是否有审批资料和银行回单等，同时也会关注相应资料是否符合内部控制制度的要求（规范性），如客户的验收资料是否有客户的签字或盖章、是否备注了验收日期，支出审批资料是否有符合内部控制制度要求的相关人员的签字和审批日期等。目前，我们接触到的业务中凭证资料不规范的原因主要有两个：

一、在对财务凭证资料进行归档时，很多企业都采用了简化的方式，未将相关资料附在凭证后面，甚至未将必要的系统资料（如材料出库单、产品入库单）打印归档，亦未对外部资料是否符合要求进行检查（如客户的验收资料是否有客户的签字或盖章、是否备注了验收日期，签字和日期信息是否清晰、完整等）。这些问题往往会被注册会计师要求整改。

二、由于注册会计师要求对账务按照上市要求进行调整，导致前期的凭证归档方式需要相应进行调整。

在很多企业管理层看来，凭证规范问题不会构成企业上市的实质性障碍，但是又确实是企业必须解决的问题，并且会耗费各个部门大量的人力和时间去完成。我们在执行制造业凭证资料规范的业务过程中，通常按照如下步骤去开展：

01 了解业务

我们可以根据内部控制的八大循环对业务进行了解，即销售与收款循环、采购与付款循环、生产循环、存货与仓储循环、人力资源循环、投资与筹资循环、货币资金循环、特殊交易循环。我们在对业务进行了解的过程掌握企业的基本情况，同时可以初步发现存在的问题。

02 了解内部控制制度

除了成文的内部控制制度，我们同时也要了解不成文的“习惯性做法”。在实际业务中，很多企业的不成文的“习惯性做法”的应用更广，而成文的内部控制制度反而在基层执行中得不到应用。

03 确定凭证规范的标准

结合业务情况、内部控制制度和上市规范的要求，确定凭证规范的标准。凭证规范的标准是因企业而异的，例如不同管理模式的企业，其凭证规范标准也会不同。有的企业使用系统进行申请/审批管理，有的企业使用手工进行申请/审批管理，而使用系统进行管理的企业在应用范围、应用程度上也会存在差异，因此对于凭证资料的保存方式（电子版/纸质版）、签字形式等的要求也会存在差异。

04 确定凭证不规范问题


根据凭证规范的标准和业务的实际情况，我们可以确定各项业务中存在的问题，以此为方向进一步发现具体的问题，并将相关问题进行清晰的归纳、汇总。

05 确定整改方案

根据第四点中的所有问题，确定相应的整改方案。整改方案由企业、注册会计师和券商共同讨论确定。整改方案应当充分考虑可行性，对于无法整改的问题应当评估其重要性，寻求效率最高的解决办法。

06 检查整改结果

对经整改的凭证，应当进行二次复核，确保整改到位，杜绝隐患。

07 凭证装订

凭证装订工作应当安排在注册会计师对凭证资料完成检查，避免注册会计师发现新的问题或遗漏的未整改问题导致需要对凭证进行删除或者替换导致的不必要的重复工作。

凭证资料规范工作在企业上市过程中可能是一项相对“不起眼”的工作，常常被管理层忽视，但是其实它和企业上市一样，是一项复杂、繁琐、系统的工程，需要内外部、各个部门的配合，并且需要主导人员的持续的协调统筹，方能保证效率和效果，避免由于凭证不规范导致注册会计师无法定数或者无法执行内部控制审计程序等情况，让其真正不成为企业上市的实质性障碍。